Rotina pesada? Veja 5 passos para resolver pendências e seguir mais leve

Para desacelerar ou apenas se sentir livre de tantas to-dos, primeiro faça… a to-do, uma lista de tarefas brutalmente honesta, e esvazie a mente (Foto: Pexels)

Aquela sensação de ter tanta coisa para fazer que não sabe nem por onde começar? Recém-chegada ou velha conhecida pra você?

Eu chamo isso de mochila cheia, pesada demais.

Aquela bolsa na qual você vai colocando todos os objetos que acha que vai usar na ocasião e no final mal fecha o zíper. Tudo parceria importante, oras. Mas ela fica abarrotada, um caos. Você não encontra mais nada ali.

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Nessas horas, o que acaba fazendo, principalmente na pressa? Joga tudo em cima da mesa para procurar o que precisa urgentemente, certo?

Pronto, é assim que a gente vai começar a lidar com as suas pendências também, para achar o que é urgente: foco e algum nível de serenidade. E depois vai organizando.

Vamos aos passos para lidar melhor com essa mochila de pendências que anda te pesando nos ombros e dando de cabeça.

1) Espalhe os caquinhos para depois juntar

É uma frase que repito muito quando falo de produtividade e organização para responder à pergunta: "por onde eu começo?".

Sugiro também fazer o que eu mesma tento: ter cautela com a falácia do "dar conta de tudo" e a romantização das múltiplas jornadas. Você não precisa segurar todas as ondas igualmente bem, pra começo de conversa. Vai fazer algumas funções da sua vida melhor que outras mesmo.

Se tudo está acumulando sem que você consiga vislumbrar com o que exatamente gasta as horas mais produtivas do seu dia será que não é hora de parar e olhar para essa correria que se tornou a sua rotina?

Eis o passo 1 desse plano para resolver as pendências e tornar a vida mais leve (ou pelo menos fazer sua parte para sentir-se assim).

Sente-se e escreva absolutamente todas as pendências que gostaria de resolver, vale de supermercado à renovação de CNH, de uma ligação banal a um objetivo de carreira grandioso. T-u-d-o.

A idea é tirar na cabeça e começar a visualizar os problemas concretos como o que são: "coisas" a serem resolvidas ou descartadas. Liste o máximo que puder.

Agora diz aí: dessas "coisas", quais te faria melhor resolver o mais rápido possível e por quê?

Apenas escreva em uma folha separada e se quiser separe-as em categoria. Família, burocracias, lazer, estudo, trabalho, planos para o futuro…

Ganhe clareza do que está na mochila e já separe em que pretende atuar primeiro.

2) Descarte uma parcela da lista

Escolha de uma grande até quatro pequenas pendências para resolver e escreva: quais os primeiros passos para lidar com isso? Qual pode dar já hoje? E amanhã? Faça ou programe essa ação agora.

O tal do primeiro passo tem uma força imensa porque, obviamente, te tira da inércia e traz a sensação de realização que vai impulsionar o restante do processo.

Porém, tão importante quanto começar a resolver essas primeiras pendências que incomodam, é aprender a descartar as que nem deveriam mais estar ali. Os penduricalhos, aqueles que ficam martelando na sua mente, mas que poderiam ser movidos da sua mochila — da sua lista de afazeres.

Consegue detectar quais são os seus?

Tarefas que estão há tempos demais esperando para serem feitas merecem uma revisão. Elas ainda são importantes? Por que mesmo você quer fazer isso? Será que não deveria esquecer a ideia e seguir adiante?

Mais uma pista de que a pendência merece ir para o lixo: é só você que consegue fazer aquilo? A velha e boa ideia de delegar o que pode ser delegado se aplica aqui.

Por fim, itens que representam pressões autoimpostas e expectativas irreais sobre você mesma ou (pior ainda) sobre os outros nem deveriam constar na mochila.

Reforçando: use essa etapa para livrar-se um pouco mais do peso de ter que ser perfeita e dar conta de tudo, essa é a hora para repensar essa postura consigo mesma.

3) Faça uma limpa real e virtual caprichada

Agora que ganhou clareza do que te perturba e separou as pendências que nem deveriam mais constar ali, é hora de levar essa organização a um plano mais prático.

Em casa, no escritório, na bolsa: remova papéis antigos, cartões de visita que nem sabe de quem são, excessos de coisas que só estão ali para acumular poeira e andam te deixando alérgica a clareza.

No campo virtual: remover de e-mails e mensagens antigas a perfis que não curte nem acompanha mais. Essa limpa geral traz uma sensação boa de estar no controle do que consome em termos de informação e ajuda a minimizar a fadiga de decisão, um mal contemporâneo que experimentamos quando nos sentimos saturadas. Não conseguimos tomar boas decisões quando temos ruído em excesso atrapalhando e estamos exaustas.

Esses penduricalhos físicos, virtuais e mentais de que falei pioram esse tipo de fadiga.

Então, fica a questão: como andam seus e-mails e mensagens? Se não puder zerar as caixas de entrada agora, programe um horário para fazer isso, até o fim da semana. Coloque despertador para te lembrar ou escreva na agenda. Vai ajudar.

4) Crie uma to-do list de lembretes emocionais

Pense em uma pessoa com a qual você sente que está em falta ou a quem precisa dizer algo. Mande mensagem ou ligue agora para ela e resolva.

Sabe por quê?

Porque talvez esse seja um mísero item da sua lista de pendências, mas seja o que vai te trazer mais satisfação e fomentar emoções positivas. As relações humanas têm esse poder de fazer aflorar as emoções mais potentes (boas e ruins, claro).

Muita gente jamais associaria organização e produtividade a isso, mas reflita. Somos uma só, tudo está conectado aí dentro, por mais piegas que isso soe.

Você quer sentir essa leveza de espírito, não é?

Pois organizar as coisas práticas vai ajudar, sim. Mas não vai resolver se não começar a fazer as pazes com aspectos muito menos tangíveis que uma gaveta ou uma lista de burocracias. Tem uma gaveta de sentimentos que torna a rotina mais ou menos difícil de levar.

E, pode apostar, a to-do list emocional é essencial para que você não volte ao padrão de encher a sua mochila do que não precisa, tapando buraco com uma carga absurda de afazeres e obrigações que deixa o dia a dia ruidoso, poluído e infeliz.

Isso envolve:

• entender que não precisa assumir todas as tarefas da casa sozinha
• dividir e aceitar ajuda no trabalho e aprender a delegar tarefas
• entender que às vezes ser boa o suficiente é bom o suficiente
• priorizar as relações que te importam, receber e dar carinho
• treinar-se para receber genuinamente elogios
• treinar-se para colocar as críticas no seu devido lugar
• dar elogios também, entender que pode ter emoções e externalizá-las
• saber que vai performar melhor em uma área que em outra e OK
• aceitar, aliás, que não vai ser nada boa em algumas áreas. E OK
• tomar as decisões e parar de revisitá-las a cada revés

Eu podia ficar o resto do dia dando ideias do que colocar na to-do list emocional. Mas ela é individual.

Escreva a sua — não como mais uma lista de tarefas a fazer.

Essas frases são resoluções para te ajudar a não cair novamente no mito da super-mulher que só tem mérito se der conta de tudo e se sente oprimida pela quantidade de obrigações que, por influência externa, se autoimpôs.

Ah, essa lista pode vir ainda na forma de lembretes do que realmente é importante para você, o que realmente deveria sempre estar na mochila. Tarefas positivas e engrandecedoras das suas emoções e da sua vida que precisam caber na agenda atribulada sim ou sim!

5) Passe a organizar a mochila semanalmente

Agora que arrumou a casa e percebe, inclusive, que algumas das tarefas que pipocavam ali para te atormentar nem deveriam estar ali, você pode partir para uma organização, digamos, mais prática e rotineira.

O que vou sugerir é que tenha uma folha de caderno ou um arquivo no celular (pode ser bloco de notas ou um e-mail para você mesma, por exemplo) para ir anotando as pendências à parte, conforme elas surgem.

Não inventei isso: aparece nas sugestões do expert em organização David Allen e já foi replicada por outros métodos a ideia de ter um arquivo, uma espécie de "depósito" — ou mochila — na qual vá jogando o que surge.

Isso é bom porque você literalmente tira a ideia da cabeça ao escrever e consegue ficar mais tranquila ao saber que não vai esquecer. Aquele lembrete vai estar reservado em um lugar seguro.

Também é bacana porque você pode se propor a olhar sistematicamente para o tal depósito, ou mochila, uma vez por semana para checar se o que está lá ainda importa e se vai encaixar na agenda semanal.

Sacou?

Pode usar os passos que viu aqui para avançar nessa organização, definindo os primeiros passos para resolver o que pode, jogando fora o que não vai fazer e acessando a sua to-do list emocional para lembrar do que mais te importa de verdade.

Caminhar com a mochila mais leve é trabalho diário, e é tarefa sua.