Fim de semana de três dias? Tem empresa que já está testando esse sonho

Você já questionou sua jornada de trabalho? Já pensou se poderia fazer a mesma quantidade de trabalho em menos tempo? Muitos estudiosos já — alguns dos quais citarei neste texto –, e agora eles ganharam um experimento empresarial para ratificar a ideia de que, sim, é possível fazer o mesmo em menos tempo, desde que isso seja estabelecido com regras claras.

A prova veio de uma empresa da Nova Zelândia, que testou durante oito semanas a redução da jornada de seus funcionários para quatro em vez de cinco dias na semana, sem diminuir salários nem metas, e obteve resultados excelentes.

A informação, divulgada na última semana pela "Fast Company", foi de que: a produtividade geral aumentou, o nível de estresse caiu e a sensação de ter um melhor balanço entre as esferas pessoal e profissional subiu de 54% para 78%. Com tantos ganhos, a empresa agora estuda uma forma de tornar o horário de trabalho reduzido permanente.

Claro que há riscos e nuances na diminuição de um dia de jornada. Um dos fatores críticos, os próprios líderes da empresa apontaram, é que os funcionários não poderiam estar sobrecarregados.

Eles também foram convidados a se engajar no experimento, fazendo reuniões de "brainstorm" para identificar as pequenas ineficiências do dia a dia e propor soluções. Funcionou, com providências tão simples quanto certeiras, como marcar menos reuniões e colocar sinais na mesa de trabalho de que não poderiam ser interrompidos.

Qual sua estratégia para render mais em menos tempo? Sem entender sua produtividade, vai ser difícil reduzir a jornada… (FOTO: PEXELS)

Mas e se a sua empresa não for como esta?

Eu sei, eu sei… A sua empresa pode estar a anos-luz de tornar a jornada mais eficiente. Pode ser tradicionalíssima, ter uma especial fissura pelo hábito de "bater ponto" e recusar toda e qualquer tentativa de flexibilizar a agenda, com caretas para quem precisa sair mais cedo ou dificuldade de estabelecer regras para o home office. É um cenário paupável. Até a empresa neozelandesa que testou a moderna jornada de quatro dias ainda está estudando como torná-la oficial e esbarrando em burocracias locais.

É tudo muito novo. Talvez você também duvide da sua capacidade de produzir o mesmo sem gastar tantas horas. Pensar em medir o valor de um funcionário por produtividade e não por horas trabalhadas é uma grande ruptura.  

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Neste cenário de rupturas, que tal pensar nos caminhos que você pode trilhar rumo a uma evolução para a mentalidade da produtividade no trabalho? Pode ser uma evolução em pequenos passos. Você pode…

1 – Tentar ampliar sua produtividade no cenário mais tradicional mesmo: o mais provável, usar algumas das dicas que trarei a seguir para testar novos métodos, ganhar tempo para se engajar em projetos paralelos da empresa atual ou melhorar sua produtividade que pode não estar lá essas coisas.

Uma das pesquisas que inspirou o experimento da Nova Zelândia foi aquela que constatava que o britânico médio produzia apenas 2,5 horas por dia… Quantas horas você está de fato produzindo, mesmo permanecendo 8h aí na sua cadeira?

2 – Tentar convencer a chefia a avaliar você pela performance e não só por horas trabalhadas: ou seja, a flexibilizar sua agenda e dar a você possíveis "regalias". É uma das ideias que aparecem no livro "Trabalhe 4 Horas por Semana", do Tim Ferriss, o famoso defensor do trabalho remoto e de uma espécie de aposentadoria precoce. Convenhamos que suas estratégias não são aplicáveis para todo mundo… Ele ensina a fugir do máximo possível de reuniões e usar o fone de ouvido para não ser interrompido.

Cada um precisa avaliar o que se adequa à sua realidade. O mais prudente, eu diria, é ter proatividade e mostrar como sua postura mais produtiva está trazendo resultados na prática. É do que entrega para a empresa que pode vir seu poder de barganha.

3 – Ir para o caminho freelancer, uma das mais certeiras tendências mundiais em termos trabalhistas, gostemos ou não: se a ideia de continuar a trabalhar das 9h às 18h todos os dias não fizer mais sentido para você, pode ser hora de encarar a vida solo.

Embora haja por aí uma glamourização da jornada flexível, das benesses da chamada vida empreendedora, o que vejo na prática é muita gente lutando para se adaptar a ela e conseguir produzir em casa, lidar com finanças instáveis e prospecção de trabalhos. Basicamente, a vida freelancer de sucesso requer mais proatividade. Requer mudar primeiro a sua mentalidade ainda vinculada a conceitos datados da Revolução Industrial.

Na prática, é possível, sim, trabalhar menos horas, mas precisa cultivar disciplina, organização, fazer um plano de negócios ou de carreira, aprender a delegar, a não se culpar etc. Uma série de habilidades diferentes das tradicionais esperadas de um funcionário. Ou seja, se quer entrar nessa mudança de paradigma, sugiro começar a trabalhar nisso mentalmente também, e agora.

Dicas para diminuir a jornada — ou aumentar a produtividade

Seja qual for a alternativa mais plausível para você — ampliar sua produtividade no esquema atual, tentar convencer sua chefia de que pode trabalhar menos horas ou fazer mais home office ou se tornar freelancer/empreender — as sacadas de produtividade a seguir podem lhe servir. Elas aparecem em uma série de estudos e livros sobre o tema.

Quem sabe em uma delas não mora o início da sua jornada de 4 dias por semana?!

• Antecipe seus prazos usando a Lei de Parkinson

Datada da década de 1950, continua atualíssima ao postular que "a tarefa se expande de acordo com o tempo que dermos para que ela seja executada". Ou seja, se você tem dois dias para fazer algo, provavelmente fará em dois dias. Se tem um, provavelmente fará neste tempo. É sobre a nossa tendência a adiar as ações para o fim do prazo, a procrastinar.

No dia a dia, uma maneira de testar a lei é dar a si mesmo prazos menos elásticos para tarefas chatas. Sim, quanto menos interessante e prazeirosa for uma missão, menos você vai querer tocar nela — não precisa ser nenhum gênio para supor isso, certo? Estabeleça uma agenda de prazos mais apertados para essas tarefas ingratas, e provavelmente o resultado será você parando tudo e simplesmente fazendo o que precisa.

Para ampliar o poder dessa estratégia, use a necessidade humana de aprovação e reconhecimento comprometendo-se com alguém a entregar aquilo, como um instrumento de cobrança.

• Aplique a Proporção 80/20 ao trabalho 

Na empresa da Nova Zelândia, um passo essencial foi reconhecer as ineficiências cotidianas. O princípio 80/20, bem resumido, diz que 80% dos resultados que obtemos vêm de apenas 20% das atividades que fazemos. Há muitas formas de usar essa famosa proporção, mas tente focar na que acabo de citar.

Quais atividades dão mais resultados no seu trabalho? Em quais projetos ou tarefas deveria depositar mais energia e empenho para conseguir mais resultados, sejam eles números, reconhecimento ou quaisquer outros?

Outra perspectiva: quais atividades vêm ocupando 80% do seu tempo, mas trazendo apenas 20% dos resultados? Isto é, quais atividades têm tomado muito do seu tempo, mas não são tão importantes, ou poderiam ser otimizadas, delegadas, quiçá descartadas?

São pensamentos de alta produtividade que podem começar por você, mas trazer conclusões surpreendentes até para uma grande empresa. Seja qual for sua situação profissional, o 80/20 pode ajudar.

• Troque reuniões por e-mails sempre que possível

Você pode argumentar que as reuniões são criativas, importantes para estreitar as relações, fontes de insights que não viriam em e-mails, e provavelmente tem razão — mas apenas para uma pequena porção das reuniões. De Greg McKeown, autor de "Essencialismo", a David Allen, de "A Arte de Fazer Acontecer", vários pesquisadores e especialistas em gestão apontam o excesso de reuniões como um grande dreno de tempo empresarial.

Observe CEOs e pessoas em altos cargos e verá como elas são objetivas, focam nas soluções. Podemos não estar acostumados a isso, queremos "jogar conversa fora" às vezes… Mas se o padrão for tão sem objetividade, muitas horas semanais serão gastas sem que nada útil seja produzido.

Sempre que for marcar uma reunião, um call ou um almoço, pense antes: isso poderia ser resolvido por e-mail ou mensagem? As reuniões tendem a ser mais produtivas se forem mais raras e com pauta definida (e todos estiverem cientes da pauta), tiverem um prazo para começar e acabar pré-fixado, contarem com um líder ou condutor objetivo, que direcione a pauta, e terminarem com tarefas distribuídas entre os participantes.

A ideia é fazer uma reunião de brainstorm, mais criativa e solta? Ótimo, que isso esteja definido. Mas convenhamos que não é toda hora que este tipo de encontro se faz necessário.

Ah, seu problema com trocar reunião por e-mail é justamente o excesso de e-emails? Então tente usar a regra dos 2 minutos, que ajuda a manter a lista de pendências mais enxuta: se demorar menos que dois minutos para resolver aquilo, faça agora, sem titubear!

• Faça blocos de tarefa sem interrupção 

A técnica tem sido cada vez mais difundida graças às descobertas de que é lento e difícil retomar o foco no que estava fazendo antes. Cada paradinha para espiar o Instagram pode custar de 15 a 20 minutos para a retomada do mesmo nível de foco anterior. Vai fazendo as contas…

Não é de se estranhar que as sinalizações para não ser interrompido tenham sido uma das soluções encontradas pelos neozelandeses da pesquisa citada no início do texto. Noventa minutos é um número ótimo para manter a concentração num bloco de atividades, de acordo com pesquisas em Neurociência, algumas delas citadas no livro "Como Ter um Dia Ideal", de Caroline Webb.

Você pode, claro, fazer seus próprios testes. Usar blocos menores, de uma hora, ou maiores, a depender da natureza do seu cargo e trabalho, e sinalizar o que está tentando para os colegas. A ideia é criar mais oportunidades de reter a atenção e, portanto, de fazer o que precisa mais rapidamente.

A mesma lógica vale para quem trabalha só ou precisa conciliar muitas atividades externas: criar blocos de tarefas em determinados dias de semana ou períodos do dia para resolver questões pessoais, evitando espiadelas em celular no meio do expediente. Ajuda muito: a Neurociência e a experiência desta que vos escreve atestam.