Mude o seu jeito de lidar com e-mail e WhatsApp e produza o dobro

Vamos falar sem firulas: a gente fica conectado na rede social o dia inteiro e, em geral, dá uma checadinha no WhatsApp a cada pequena pausa que o trabalho ou as atividades do dia permitem. Eu disse "a gente" porque este é um comportamento geral — as pessoas não se dão conta de que passam mais de 3 horas conectadas no período de um dia, segundo pesquisa Millward Brown Brasil e NetQuest.

Acontece que a hiperconectividade é um ladrão de tempo em potencial. A espiadela na mensagem que pipocou tem impacto sobre seu rendimento, sim. Então aqui vai uma série de mudanças sugeridas na forma de lidar com WhatsApp e e-mail que podem ter um impacto expressivo sobre sua produtividade no trabalho.

Afaste-se do celular. Uma pesquisa divulgada há pouco mais de um mês sugeriu que o desempenho cognitivo cai só de o celular estar por perto, ainda que com a tela virada para baixo. Ou seja, quanto mais longe estiver o seu smartphone de você, mais deve render profissionalmente, mesmo se não tiver a intenção de olhar para ele o expediente todo.

Remova notificações. Você não precisa delas aparecendo na tela do seu celular a menos que a natureza do seu trabalho tenha a ver com urgências. No computador, a lógica é semelhante. Sua atenção é prejudicada a cada uma que pipoca na lateral da tela, então repense. Em tempo: silencie tudo o que puder, os colegas agradecem.

Aproveitar a pausa para o café para checar redes sociais, sim! Passar o dia todo dando espiadinhas no WhatsApp… melhor não! (Foto: Pexels)

Trate WhatsApp como e-mail. O WhatsApp é um aplicativo de mensagens instantâneas, certo? Mas quem falou que você precisa responder na hora? O coach expert em produtividade Geronimo Theml tem uma frase que define bem a questão: "quem não tem agenda vira agenda dos outros". Se a pessoa procurou você, a demanda é dela, não sua. A menos que essa pessoa seja seu chefe e que ele seja do tipo que faz questão de respostas imediatas, tudo bem esperar para responder várias mensagens de uma vez. Quem estabelece suas prioridades é você!

Coloque horários para responder aos e-mails. A técnica de responder aos e-mails em blocos já é bastante recomendada, estenda-a para os outros meios. Quando é assim, você sabe que a hora de navegar vai chegar logo mais e se permite continuar o que está fazendo sem tanta ansiedade. Você pode determinar, por exemplo, que vai espiar as redes sociais e responder os grupos de mensagens nas pausas para o café. Mas encerre o assunto antes de voltar à mesa, para que seu cérebro entenda o comando: agora o foco é aqui.

Categorize seus contatos. Organizar os contatos que mais aciona e os e-mails e telefones mais importantes é a salvação para momentos de pressa. Você pode recorrer a aplicativos, mas muitas vezes uma simples planilha de Excel no desktop é salvadora! Caso o seu trabalho exija uma categorização mais avançada, separe seus contatos de acordo com tipo de assunto ou prazo ideal para acioná-los novamente — pense em clientes que precisam de follow-up mensal e aqueles que são ex-clientes, mas que merecem parabéns no aniversário. Isso vai salvar muito tempo no seu dia a dia.

Use a regra dos 2 minutos. Conhece? Se você pode resolver aquele pepino em dois minutinhos, resolva agora! Se for algo maior, deixe para a sua próxima pausa. A mesma ideia é aplicável a e-mail e mensagens (caso esteja fora da mesa, por exemplo). Assuntos que podem ser facilmente resolvidos merecem essa abordagem. Para todos os demais, o bloco de tempo para responder funciona melhor.

Arquive e limpe. A mensagem não lida na caixa de entrada provoca urticária em muita gente. É o seu caso? Coloque filtros no e-mail ou arquive tudo o que não é urgente e pode ser respondido no fim do dia. No WhatsApp, a mesma coisa — lembre-se de que estamos propondo tratar Whats como e-mail, principalmente no horário de expediente.

Preze pela objetividade no trabalho. A maior parte das mensagens e dos e-mails não precisa ter mais de duas linhas, então simplifique sua vida sendo direto com o que quer dizer sem deixar, claro, de ser polido e simpático. Quando tiver uma pergunta a fazer, use a mesma lógica. Economize o seu tempo e o das pessoas cortando o mimimi e dando clareza à mensagem. Tem uma mensagem não urgente que precisa de bem mais palavras e cuidados? Reserve um momento para se dedicar a ela, e tudo bem.