Quer render mais no trabalho? A lei do 80/20 pode te ajudar

Você está até o pescoço de trabalho, os prazos caindo sobre a sua cabeça, e é hora de escolher o que vai atrasar — que algo vai atrasar não há dúvida. O que você elege como prioridade? O que for mais importante, claro. Mas, afinal de contas, como é que a gente sabe o que é mais importante?

A resposta, para muitos estudiosos de administração e produtividade, têm vindo da chamada lei de Pareto (ou princípio de Pareto, ou lei do 80/20), segundo a qual apenas 20% de todas as atividades que fazemos trazem 80% dos resultados. E vale o inverso: 80% das atividades que você faz estão trazendo meros 20% dos resultados.

A graça está na aplicação deste princípio no seu dia a dia e na sua carreira. Definir a tarefa mais importante é, antes de tudo, saber quais são as que estão nos seus 20% que dão 80%  dos frutos.

A serenidade da pessoa que conheceu a lei de Pareto e já cumpriu seus 20% que dão 80% de resultados 🙂 (Foto: Pexels)

Uma breve história 

Reza a lenda que o cientista e economista italiano Vilfredo Pareto observou o 80/20 a partir de ervilhas — apenas 20% das vagens da sua plantação davam 80% das ervilhas. Mas depois fez ciência disso e, na década de 1890, demonstrou que a concentração de riquezas seguia essa mesma porcentagem. Vieram outros cientistas depois dele, e a tal 80/20 continuou se mostrando uma proporção certeira para as mais variadas aplicações.

Em vendas e marketing, já é um clássico priorizar as ações com os 20% dos clientes mais relevantes. E a história continua até a sua caixa de e-mails e mensagens de WhatsApp. Não custa repetir: 80% das mensagens que pipocam ali são de baixa relevância. A dica é priorizar as 20% que são realmente importantes — e isso não necessariamente tem a ver com urgência. Relevância aqui é o que traz mais RESULTADOS. Vamos ver o que isso quer dizer.

Descobrindo os seus 20%  

Com a lei de Pareto em mente, você tem a possibilidade de treinar a famosa arte de dizer "não" sem peso na consciência. Uma vez que está definido o que traz mais frutos, e aceitando a inexorável realidade de que não dá para zerar as pendências da vida nunca, você estará livre para priorizar. Em português claro: priorizar é deixar de lado o que não é tão importante, ou pelo menos adiar sua execução.

E aqui vai uma mãozinha para descobrir os seus 20% na esfera profissional, um passo a passo para criar seu próprio job description (e discuti-lo com seu superior imediato, se for o caso). Você pode usá-lo como guia para tirar sua rotina no trabalho do piloto automático, aumentar a produtividade ou até propor uma distribuição de tarefas mais efetiva no escritório. O importante é tirar o foco do curto prazo e pensar nas vagens que trazem mais ervilhas lá na frente, entende?

O passo a passo:

• Primeiro, liste todas as atividades que faz durante o expediente. Nessa lista, tem que entrar o que você faz quando pisa na empresa, ida e volta de almoço, reuniões breves, reuniões longas, pausas para café, e-mails lidos, respondidos, tarefas revisadas… Absolutamente tudo, num diário minucioso que recomendo ser feito por três dias. Afinal, você precisa detectar padrões e um dia só pode ser atípico.
• Sua próxima missão é se debruçar sobre a lista de todas as tarefas e classificá-las entre urgentes, importantes e dispensáveis. De quantos cafés você precisa? Será que gastar tanto tempo lendo e-mails é efetivo? Essa etapa é para detectar ladrões de tempo mais óbvios, ok?
• A seguir, determine quais dessas tarefas urgentes ou importantes que marcou trazem mais resultados em longo prazo para seu trabalho. Aqui começamos a quebrar a lógica de apagar incêndio (a não ser que este seja seu trabalho) e começamos a estabelecer prioridades reais. Muitas vezes, neste ponto, você começa a perceber que gasta tempo demais com tarefas menos importantes. O que pode ser redimensionado?
• Passe a lista a limpo escolhendo dez atividades/tarefas importantes do seu trabalho e, destas, escolha as duas fundamentais, que trazem mais resultados e sem as quais é impossível você entregar resultados ou crescer. Esses tendem a ser seus 20%.
• Ponto a ser ressaltado: pergunte-se, nessa hora, quais são os resultados que deseja no trabalho, considerando os objetivos traçados pela empresa e os seus próprios. Geralmente você quer reconhecimento e dinheiro, e a empresa quer lucro e produtividade. Mas pode ser que seus objetivos sejam diferentes, o que vai impactar na hora de eleger os 80/20.

Fazer essa escolha significa jogar as demais tarefas no lixo? Óbvio que não, elas serão feitas, mas sua prioridade serão as demais, sempre que possível. Em tese, as atividades dos seus 20% deveriam ser feitas no início do dia ou em momentos de maior concentração e energia. Se tiver que caprichar muito, dedicar mais tempo e ser perfeccionista, vai ser nelas, que trarão mais visibilidade, resultado, dinheiro — tudo o que a palavra resultado significar para você.

A lógica é saber o que priorizar quando for preciso e fazer uso mais inteligente do seu tempo no escritório. Seus 20% vão te trazer 80% dos resultados, lembra? Então conhecê-los valem a pena.