Dicas práticas para escrever e-mails melhores e se destacar na comunicação

"Segue currículo para sua avaliação." Seria esta a melhor frase em um e-mail para conquistar um emprego? Se você já falou com o interlocutor antes e ele está à espera do seu CV, ok, pode ser que funcione. Mas uma pílula de gentileza aqui e acolá não fere ninguém.

Ou fere?

Basta navegar pelos comentários das redes sociais para constatar que vivemos uma crise de interpretação de texto. Escreve-se mal. Pontua-se mal. Entende-se mal. Responde-se mal.

E, em termos de comunicação, quando o outro não entende o que você diz é SUA função melhorar a maneira como fala, escreve ou gesticula. No âmbito profissional, mais ainda — porque o interesse em transmitir mensagens adequadas é todo seu!

Não precisa nascer com o dom da escrita: existem técnicas para se comunicar de forma mais efetiva (Foto: Pexels)

Para ajudar você a evitar problemas de comunicação no dia a dia, selecionei aqui uma série de dicas bem vida real, do tipo que dá para aplicar no seu próximo e-mail de trabalho ou na mensagem de WhatsApp.

Encontre o lide

No jornalismo, usamos o conceito de lide, a informação que vai no início do texto e responde às clássicas perguntas "o quê?, quando?, como?, onde?, por quê?". Tente perguntar a si mesmo quando tiver uma reunião ou for escrever um e-mail: "em poucas palavras, qual é a principal mensagem que quero transmitir aqui, qual o meu lide?". Acredite, só essa técnica de encontrar o lide pode mudar toda a sua forma de se comunicar.

Seja breve

O lide é sobre ser direto e específico, mas também sobre ser breve. Uma premissa que ajuda muito: até que se prove o contrário, a outra pessoa não tem tempo para muita enrolação e, se quiser mais informações, vai perguntar ou dar abertura para que você detalhe.

Evite formalidade demais

Mandar um "atenciosamente" em um ambiente menos formal de trabalho soa estranho. Os códigos de linguagem de cada profissão variam, então tente investigar como seu interlocutor escreve seus e-mails ou seus textos nas redes sociais. O nível de formalidade dele vai dar margem a você mandar um "grato", "muito obrigado!", quiçá um "valeu". Essas pequenas variações influenciam em como você é percebido e em quanta abertura quer dar aos outros.

Consulte a ABL

A velha e boa Academia Brasileira de Letras tem um espaço de busca no vocabulário, que merece estar nos seus favoritos para não errar ortografia. Não custa nada, vai?

Na dúvida, prefira palavras que conheça

Quando o e-mail ou a mensagem estão sendo mandados na pressa, a dica mais banal e preciosa é: use sinônimos toda vez que não tiver certeza de como se escreve uma palavra. Vá pelo mais simples, porém correto.

Divida seu e-mail em tópicos

Assim você dá a opção de a pessoa bater o olho e entender o conteúdo de maneira geral ou ler em etapas caso seja interrompida no meio. Textões maçantes são inadequados para o dia a dia de trabalho, então, quando o tema realmente requerer mais palavras, faça listas, enumere, divida — como neste post que você está lendo.

Seja específico no assunto

O assunto do e-mail não deve ser algo como "contato" ou "follow up". Use palavras mais específicas para que a pessoa já saiba de fato do que se trata. Além disso, um assunto bem feito facilita a busca depois. Você não quer se perder na caixa lotada dos outros, afinal.

Não use espaçamento antes do ponto final

Esmero na formatação não faz mal a ninguém… Basta juntar pontos a palavras — veja como eu coloco o ponto final aqui. Uniformize a fonte e a cor dos e-mails e evite excesso de emojis.

Economize nas exclamações e nas letras maiúsculas

Ambos podem ser entendidos como sinais de braveza ou grosseria no ambiente profissional. A linguagem escrita dá margem, como já disse, a inúmeras interpretações equivocadas. Várias exclamações juntas transmitem impaciência ou ainda uma empolgação infantil e exagerada para assuntos de trabalho. Já as letras maiúsculas são entendidas como grito para alguns.